Le Kbis ou extrait Kbis est un texte officiel qui concerne n’importe quelle entreprise inscrite au registre du commerce et des sociétés ou RCS. C’est un document qui équivaut à la pièce d’identité des professionnels, prouvant leur existence légale. Si vous êtes dirigeant d’entreprise, vous serez certainement amené à le présenter aux établissements financiers, à vos collaborateurs, vos fournisseurs ou vos clients potentiels. Désormais, il est possible d’obtenir le Kbis en ligne, et ce, gratuitement.
Entrepreneurs : intérêt de l’extrait Kbis
Le but principal d’un extrait kbis est de rendre accessible au public toutes les informations concernant l’entreprise enregistrée au registre du commerce et des sociétés. Il s’agit d’un document officiel certifié, délivré par le Greffier du Tribunal de commerce, réunissant les renseignements mentionnés dans le RCS. Il contient notamment l’adresse et l’identité de l’organisme, de même que les coordonnées du ou des dirigeants. Ce texte précise aussi l’activité de la firme ainsi que les décisions du Tribunal de commerce concernant les procédures collectives, le cas échéant.
En principe, les KBIS émanent du greffe du TC dans le lieu où le siège social de l’entreprise est implanté. Ils ne peuvent être obtenus qu’après l’immatriculation qui doit obligatoirement se faire auprès du RCS. Pour toute société, c’est la pièce qui justifie qu’elle a bien accompli les formalités nécessaires pour prouver son existence légale.
D’ailleurs, particuliers et professionnels peuvent se procurer un Kbis gratuit pour disposer de tout renseignement utile concernant un organisme donné. Il faut savoir que toute institution à vocation commerciale qui ne s’inscrit pas volontairement au RCS est considérée comme effectuant un travail dissimulé. Il s’agit là d’une infraction qui peut être constatée au cours d’une expertise de l'URSSAF. La société encourt, en cas de non-conformité, des sanctions administratives et une amende très conséquente. Les personnes physiques dont l’activité commerciale n’est pas en règle s’exposent parfois à une peine d’emprisonnement.
Kbis : un document utile dans diverses démarches
Étant donné qu’un extrait Kbis est un document officiel fourni par les autorités compétentes, il est tout à fait compréhensible qu’il ne concerne que les entreprises ayant des activités commerciales. Cela explique d’ailleurs le fait que ce document ne puisse être délivré qu’après l’immatriculation au RCS, le registre consacré aux commerçants. Il faut également noter que cette « carte d’identité » ne concerne que les personnes morales. En effet, pour les personnes physiques travaillant en tant que commerçants, il s’agit plutôt de l’extrait K. Ces documents peuvent être sollicités, par exemple, par les établissements bancaires, dans le cadre de l’ouverture du compte de la firme, ou par les distributeurs pour l’acquisition de matériels professionnels. Certains organismes publics ou privés peuvent aussi avoir besoin de cet extrait pour répondre à des appels d’offres.
Bien qu’il ne contienne pas d’informations permettant de juger de la solvabilité d’une entreprise, le Kbis peut vous permettre d’évaluer la situation financière de cette dernière. En effet, les sociétés inscrites au RCS doivent régulièrement effectuer une mise à jour auprès du Greffe du Tribunal pour communiquer les renseignements véridiques sur leur situation juridique, administrative ou économique. C’est la raison pour laquelle le document possède une période de validité, à savoir un délai de trois mois.
Procédure de demande d’un extrait Kbis en ligne
N’importe quel individu peut effectuer une demande de kbis en ligne, via le portail Infogreffe. Cette requête est payante et dans le cadre de la demande sur Internet, vous pouvez choisir la manière dont le document vous sera transmis. Ainsi, si vous avez besoin d’une version physique, l’extrait Kbis vous sera adressé par courrier postal, à l’adresse que vous aurez indiquée. Il est également possible d’obtenir le document par voie dématérialisée. Dans ce cas, vous renseignez votre adresse email, mais vous pouvez aussi télécharger le texte au format PDF, directement depuis le site d’Infogreffe.
Pour rendre les démarches plus simples, vous pouvez demander l’extrait Kbis périodiquement sans besoin de renouveler votre demande. Pour ce faire, vous devez opter pour une demande de transmission périodique sur la page Web Infogreffe. En revanche, cette option n’est possible que pour les transmissions matérialisées. Vous obtiendrez alors le texte à jour de l’entreprise concernée à l’adresse de votre choix, en fonction de la périodicité souhaitée au cours d’une période maximum de deux ans. Cet envoi régulier n’est accessible que pour les entreprises commerciales, les sociétés civiles inscrites au RCS ou les groupements d’intérêt économique. Lorsque l’entreprise est radiée ou quand elle est en liquidation judiciaire, le service est interrompu de façon automatique.
Obtenir son propre extrait Kbis numérique gratuitement
Avant la dématérialisation mise en place au RCS, les chefs d’entreprises devaient se procurer leur Kbis directement auprès du Tribunal de commerce. Depuis 2019, ils peuvent obtenir un extrait de Kbis gratuit en ligne. Ainsi, les dirigeants doivent faire une demande en leur nom pour se voir délivrer leur document en version numérique sans payer quoi que ce soit, et ce, autant de fois qu’ils le souhaitent. Pour cela, vous devez aller sur une page web dédiée, entièrement sécurisée. Il faut fournir une copie de votre pièce d’identité et activer une identité numérique. Il sera demandé au dirigeant de s’authentifier grâce à un identifiant et un mot de passe, ce qui lui permettra d’entrer en relation avec le Tribunal de commerce auquel son entreprise est rattachée.
Pour les entreprises individuelles dans le secteur du commerce, les renseignements concernant le dirigeant seront également indispensables pour obtenir gratuitement leur extrait Kbis. Il s’agit en particulier du nom et du prénom, de la date de naissance, de la nationalité et de l’adresse.
Ainsi, il faut nécessairement être le dirigeant de l’institution en question pour avoir accès gratuitement à son extrait Kbis. Cependant, d’autres sites proposent ce type de prestation. Les documents disponibles sur ces plateformes contiennent les mêmes informations que le document officiel, mais dans certains cas, leur valeur juridique n’est pas toujours la même que pour celui délivré par le TC.
Extrai Kbis en version numérique : valeur légale
Tout comme la version physique, l’extrait kbis gratuit dématérialisé est délivré par le Greffe du Tribunal de commerce. Il contient des informations identiques et nécessite également une mise à jour périodique. De ce fait, le document numérique possède la même valeur légale que le document papier. Vous pouvez donc l’utiliser pour n’importe quelle démarche professionnelle. Cette procédure s’inscrit dans le cadre de la digitalisation au sein du RCS, dont l’objectif est de rendre les démarches administratives plus simples pour les professionnels, qu’il s’agisse de la création ou de la gestion d’une entreprise. Le service en ligne vous permet alors de vous procurer l’extrait Kbis relatif à votre société en toute simplicité et sans avoir à vous déplacer ni à débourser des frais d’envoi ou de dossier.
Ceci étant, ce service ne concerne que les personnes morales et non les artisans, les auto-entrepreneurs et ceux qui exercent une profession libérale. En effet, il faut exercer une activité commerciale pour pouvoir s’inscrire au registre du commerce et des sociétés.
Pour tout autre individu, la demande ne requiert aucune condition de justification particulière, car toute personne qui souhaite se renseigner sur les sociétés créées à leur niveau peut obtenir le Kbis à titre informatif.
Quant aux personnes qui exercent une activité artisanale, elles devront s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE au sein de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Le document équivalent est appelé « extrait D ».